Continuando con la serie que explica todo lo que podemos extrañar (o no) de Windows Mobile al pasar a Android, hoy vamos a ver dos elementos vitales de todo trabajador móvil: La agenda, o dicho más técnicamente, PIM, y la sincronización de archivos con la PC.
Agenda
El apartado agenda es uno de los que más pueden llegar a representar un buen obstáculo para todo aquél usuario comprometido con su Windows Mobile. Y cuando digo usuario comprometido o serio, o heavy user, no me refiero al que hizo de su vida el deporte extremo de probarse una ROM distinta todos los días como si de una camiseta se tratara mientras se instala 30 aplicaciones por semana; me refiero a aquel que asimiló verdaderamente lo que ofrece el dispositivo, al punto de necesitar cada detalle del mismo. Si usas o usabas tu WinMo para trabajar además de para cargarle jueguitos y probar warez, altísimas son las chances de que le dieras un uso pleno y completo a sus excelentes capacidades como organizador personal y a su sincronización con Microsoft Outlook (o alguna otra alternativa) vía el tan amado y a la vez odiado ActiveSync. De esta forma, podemos realizar la afirmación bíblica de que así como es en el Outlook es en el WinMo, y todos nuestros emails, contactos, eventos del calendario, tareas y notas quedaban replicados en ambos lados al cabo de cada sincronización. Bueno, ahora las malas noticias: Eso en Android no existe.
No nos tenemos que olvidar jamás que un teléfono con Android es ante todo un Googlephone, y si permite manejar y sincronizar emails son sólo los pertenecientes a cuentas de Google, lo mismo con el Calendario y todo lo demás.
Pero vayamos por partes como decía el vicioso de Jack. Si del email se trata y si utilizamos Gmail como el 90% de los geeks no tenemos de qué preocuparnos. La aplicación de Gmail de Android es muy completa y poderosa, lo más parecido a tener todas las funciones de la versión web en la mano. Puede que nos pase, eso sí, que a la que venga de fábrica en nuestro teléfono le falten algunas cosas, pero esto es sólo porque no es la última versión disponible, algo que se soluciona fácilmente buscándola en el Market y realizando la actualización. Además, si tenemos una versión actual de Android podremos configurar varias cuentas en caso de que con una no nos alcance, y ser felices.
Si por el contrario, necesitamos utilizar cuentas de correo electrónico que no son de Google, no vamos a tener el mismo nivel de integración y facilidades, y ahí se nos presenta una serie de opciones:
- Si el teléfono es un Motorola con MotoBlur, esté nos permitirá configurar fácilmente cualquier casilla de correo POP3 o IMAP.
- También podemos instalar un cliente de correo por separado que soporte POP3, IMAP e incluso Microsoft Exchange en algunos casos, como los excelentes k9mail, Improved Email o MailDroid.
- Por último, nos queda la opción nada despreciable de utilizar todas nuestras cuentas de correo electrónico a través de una cuenta de Gmail, algo que ya muchos hacen de todas formas, y que desde la aplicación de Gmail de Android funciona muy bien ya que la última versión permite enviar mensajes desde cualquiera de los remitentes que tengamos previamente configurados en nuestra cuenta.
Ahora pasemos a los contactos, y acá sí que realmente no nos queda otra opción mejor que manejarnos con una cuenta de Google si no queremos entrar en cosas raras. Cuando configuramos una cuenta de Google en Android podemos elegir qué es lo que queremos sincronizar con la misma, y si elegimos los contactos éstos se replicaran entre aquella y la libreta de nuestro teléfono.
Con el calendario pasa lo mismo: Google espera que usemos su aplicación de Google Calendar, y así tendremos en nuestro móvil un reflejo del de nuestra cuenta de Google. El problema lo tendremos con las tareas, ya que por defecto Google aún no las soporta, salvo por un muy limitado módulo que podemos habilitar desde sus Labs. En este caso, tenemos estas opciones posibles:
- Usar las limitadas tareas de Google Labs. Desde la web las podemos visualizar tanto en Gmail como en Calendar, pero no podremos verlas en nuestro andróifono a menos que usemos para eso una aplicación como Astrid, un excelente ToDo manager gratuito que además ofrece sincronización con las tareas de Google. Pero debemos tener en cuenta que ni de cerca se parece al manejo de tareas en Outlook/WinMo: No tenemos categorías, ni fecha de inicio, ni recordatorios, ni periodicidades… es de verdad muy básico.
- La otra opción es utilizar la aplicación web de manejo de tareas por excelencia, Remember The Milk, la cual por supus tiene su propia aplicación para Android, como Dios y the-rule-of-cool mandan. El único problema es que para poder hacer esto último es requisito actualizarse a una cuenta Pro, pago anual mediante.
En mi caso estoy utilizando de momento, y no sin una buena cuota de resignación, la opción 1, que me está conformando cada vez más sólo debido a la funcionalidad de Astrid, que permite implementar toda clase de alarmas y recordatorios así como etiquetas y niveles de prioridad. Por supuesto que nada de esto es sincronizado con las tareas de la cuenta de Google, pero es algo; si necesitamos avisos para nuestros quehaceres nuestro teléfono lo hará a través de Astrid (yo también comienzo a amarla…).
Por último nos quedan las notas. Tal vez no muchos las usen, pero en mi caso lo hacía con frecuencia, y he de afirmar que era todo un placer tenerlas replicadas y a la mano tanto en mis computadoras como en mi teléfono, y sin tener que pensar en si tenía conexión a Internet ni depender de una cuenta online. Pero como todo lo demás en Android, acá también necesitaremos de una. Google no posee en la actualidad un manejo nativo de notas, por lo que las opciones evaluadas por mi fueron las siguientes:
- Utilizar Google Docs para almacenar y recuperar las notas como archivos de texto. Lo malo de esto es que Android aún no posee ninguna Google Docs App oficial que permita abrir fácilmente y con sincronización offline todos nuestros documentos, pero sí existen algunas aplicaciones de terceros que lo hacen. Del lado de la PC sucede lo mismo, ya que hace un tiempo que Google retiró el soporte offline para sus docs, aunque afortunadamente parece que piensan rehabilitarlo a lo largo de este año.
- Instalar Note Everything, un gestor de notas gratuito pero poderoso que además de permitir importar nuestras notas existentes de Microsoft Outlook, posee la opción de exportar todo su contenido a la tarjeta SD para tener un backup, así como mediante un módulo gratuito que se descarga por separado, NE Gdocs, exportar cada nota como un archivo de texto separado a Google Docs. Lo malo es que no posee sincronización alguna; la exportación a SD deberemos realizarla a mano todas las veces, y la subida a Google Docs también, con el agravante de que no se pueden subir todas las notas de una vez, sino que deberemos seleccionar una por una.
- Así como Remember The Milk es el rey de los ToDo en aplicaciones en la nube, para las notas el puesto recae sobre Evernote, el cual también posee su aplicación para Android y también para Windows, lo cual lo hace mucho más atractivo y funcional a la hora de consultar las notas desde la PC. Tenemos varios puntos buenos con esta opción, ya que tanto que no sólo sirve para almacenar notas; básicamente podemos tirar fotos, links, grabaciones, y lo que sea, que luego serán automáticamente sincronizadas. Lo malo, muy malo, es que, a menos que actualicemos a una cuenta paga, no tenemos acceso offline a nuestras notas en el móvil, lo cual es un turn-off importantísimo. Imaginen no poder ver un apunte en el momento que se lo necesita por no tener conexión a Internet…
Y en este caso tengo que decir que pasé por las tres opciones en este corto tiempo con mi Android. Primero fue Note Everything, del que tengo que decir que es una excelente aplicación de notas si no se está interesado en la sincronización; pero yo lo estaba, claro. Luego me jugué por Evernote, ya que sus vistosas aplicaciones para Windows y Android prometían, y no me había quedado claro si realmente en la actualidad el problema de no poder cargar una nota sin conexión en el teléfono; tengo el vago recuerdo de una prueba que me había salido positiva. El amor se acabó el día que necesitaba leer con apuro una nota desde mi droide y estaba tan seco de batería que tenía la conexión de datos desactivada; ahí aprendí que no podía relegar información importante en algo que dependía de estar conectado al momento de consultarlo. Ahora estoy probando la opción de Google Docs. Google aún no devolvió el soporte offline para la aplicación web, pero al menos desde Android hay algunas buenas aplicaciones de terceros que permiten tener acceso sin conexión a nuestros documentos, dos de ellas son GDocs y Docs Pics. Personalmente vengo utilizando el primero con bastantes buenos resultados, ya que además permite realizar la conexión a Google de manera segura; el único problema es que al sincronizar por primera vez una nota que antes no tenía se deberá abrirla para que descargue una copia local que luego podamos acceder sin conexión, lo cual nos puede traer nuestros problemas. La otra contra muy importante es que debemos ingresar la contraseña de nuestra cuenta, lo cual a más de uno nos crispa los pelos. Ambas aplicaciones tienen algo de reputación como para no desconfiar tanto, pero aún así sería muy importante que implementen Oauth si quieren que se las tome más en serio. Volviendo al lado del escritorio, y de momento mientras esperamos por Google a que reimplemente el modo offline, podemos descargarnos en Windows un backup de nuestros documentos con la aplicación GDocBackup, aunque padece del mismo problema de tener que ingresar la contraseña, aunque al menos es open source.
Por último en este apartado, queda aclarar que no consideré ninguna de estas opciones sin tomar el cuenta el importantísimo factor de que debía migrar lo que ya tenía en Windows Mobile/Outlook. Afortunadamente Outlook hace fácil exportar cualquiera de sus carpetas en formato CSV, ya sean contactos, citas, tareas o incluso las notas. A partir de ahí no tuve mayores problemas para importar los contactos en la versión web de Gmail y las citas en la web de Google Calendars desde las respectivas aplicaciones web oficiales de Google. No fue así con las tareas, donde me fue imposible algún tipo de importación automática, por lo que aprovechando que tenía pocas tareas activas copié y pegué desde el archivo CSV exportado de Outlook en nuevas tareas que fui creando en Google. En el caso de las notas fue similar, y a pesar de que tengo una buena cantidad no me quedó otra que copiar y pegar una a una en la aplicación de Windows de Evernote. En Note Everything sí es posible importar desde el CSV de Outlook previo un par de retoques.
Como ven, la única forma de tener en Android algo parecido a lo que se tiene en WinMo a nivel PIM, es totalmente a costa de aplicaciones/servicios web, los cuales corren con el gran riesgo de depender del acceso a una cuenta, la cual puede ser bloqueada sin previo aviso o robadas sus credenciales de acceso. Con respecto a la dependencia de la conexión a Internet, podemos llegar a configurar Gmail con nuestros contactos así como Google Calendar para acceso offline en la PC sincronizándose a través de Google Gears, preferentemente desde Chrome para que también nos permita crear iconos directos a las aplicaciones.
Sincronización de archivos
Algo indispensable y que va de la mano con el pack PIM para cualquiera que venga de Windows Mobile. La sincronización de archivos es algo vital, y difiere de sincronizar notas y recortes con aplicaciones como Evernote o por Google Docs, ya que hablamos de poder sincronizar una carpeta completa con todo su contenido, donde pueden haber archivos de cualquier tipo, sin restricción alguna al respecto. En Windows Mobile era exactamente así, una carpeta se creaba automáticamente dentro de Mis documentos, cuyo contenido se replicaba en cada sincronización con el de la carpeta My documents del dispositivo móvil. De esta manera, además de tener a mano de esta forma cosas imaginables como documentos de office y archivos de texto, se podían sincronizar cosas realmente interesantes, como por ejemplo el archivo de datos de KeePass que recuerda de manera segura todas nuestras credenciales y contraseñas.
Y acá tenemos otra pésima noticia: Android no tiene nada ni remotamente parecido que lo haga de manera nativa; existe la opción de sincronización con Windows Media Player 11 por USB pero sirve solamente, como se deduce, para archivos multimedia. De momento encontré sólo dos opciones viables:
- PCFileSync, que puede ser un excelente reemplazo de la función de sincronización de archivos de WinMo. Este programita gratuito descargable desde el Market permite sincronizar cualquier carpeta de la tarjeta SD del teléfono con un recurso compartido SMB de Windows/Linux o con un servidor FTP. Puede funcionar conectado tanto por Wi-Fi como por 3G/GPRS, y permite la configuración de varios perfiles distintos de sincronización. Seguramente lo estaría usando ahora mismo sino fuera que lo encontré después de ya estar usando…
- Dropbox: Otra vez encontramos solución a las funciones faltantes de Android recurriendo a una aplicación web de las líderes en Internet en su segmento en particular. Dropbox, al igual que con los servicios anteriores, también posee cómo-no su aplicación para el androide. El funcionamiento de Dropbox es a prueba de nabos, y hace exactamente lo mismo que la función de sincronización de archivos de WinMo con Windows: Todo lo que tiremos en la carpeta de Dropbox en nuestra computadora se replicará automáticamente, pero esta vez vía Internet y los servidores de Dropbox, a todas las demás máquinas donde tengamos instalada la aplicación y configurada nuestra cuenta. Esto también nos ofrece la ventaja de que podemos acceder a nuestros archivos desde cualquier PC y sin necesidad de la aplicación de Dropbox, tan sólo con un navegador, acceso a Internet, y nuestras credenciales. Una cuenta gratuita ofrece un almacenamiento de 2 GB, lo cual es más que suficiente para cosas como documentos y archivos que se quieren sincronizar con el móvil, así que va perfecto, pero hay un catch: La aplicación de Dropbox para Android es un poquito diferente de las versiones para PC. Mientras que estas últimas se encargan de efectivamente sincronizar las carpetas locales, esto es, si cambia algo en el contenido de la carpeta de cualquiera de las PCs sincronizadas, el cambio se propaga automáticamente a todas las demás carpetas de los otros equipos, en la app para Android el comportamiento es algo distinto, y se trata más de un visor del contenido de nuestra cuenta de Dropbox en Internet, pero con caché. Dicho de otra forma: Cuando abrimos la aplicación no estamos viendo la carpeta local de nuestro Android donde sincroniza Dropbox, lo que vemos desde la aplicación es el contenido de nuestra Dropbox en la nube, y si tocamos un archivo para abrirlo lo que la aplicación hará es descargarlo en ese mismo momento en la carpeta de caché del dispositivo para luego abrirlo en nuestro teléfono. De esta forma, si vamos abriendo y por ende bajando varios archivos desde nuestra Dropbox de Internet, la carpeta de caché local se parecerá cada vez más a la carpeta de Dropbox de nuestra PC, pero con la diferencia de que ningún cambio que hagamos en ella será sincronizado (subido) a nuestra cuenta y por ende a nuestras PCs. En teoría, el único tipo de sincro que la aplicación soporta es que si abrimos un archivo desde ella, lo modificamos, guardamos, y cerramos, esto será detectado y automáticamente se subirá ese archivo modificado desde la caché del teléfono a nuestra cuenta. Pero es algo que sólo vi funcionar a veces. Si realmente queremos asegurarnos que si modificamos algo en el teléfono llegue a nuestra Dropbox, lo ideal es utilizar la función de upload de la aplicación y subir el archivo que modificamos dentro de la carpeta de caché, que normalmente es una que se llama Dropbox y reside en la tarjeta SD ( /sdcard/dropbox , más fácil imposible).
Al momento de publicar esto aún sigo utilizando Dropbox para mis necesidades sincronizatorias, y hasta ahora no he tenido mayores problemas, pudiendo decir que en el apartado sincronización PC a PC es mil veces mejor que depender de conectar el móvil de una PC a otra.
Nos vemos en la próxima.